ZOUK Malmö

Anmälningsvillkor och integritetspolicy
Registration Terms & Privacy Policy

Språk / Language: Svenska först · Fullständig US English längre ner
Language: Swedish first · Full US English version below

English version available below. Scroll down to “Terms and Conditions - English (US)” for the complete English version of our registration terms and privacy policy. These terms apply to all ZOUK Malmö classes and events, including free activities. Payment, cancellation, and withdrawal terms apply only where relevant.

Engelsk version finns längre ner på sidan. Scrolla ned till ”Terms and Conditions - English (US)” för samtliga anmälningsvillkor och integritetspolicyn på engelska. Villkoren gäller alla ZOUK Malmös klasser och event, även kostnadsfria aktiviteter. Regler om betalning, avbokning och ångerrätt gäller endast där de är tillämpliga.

◈ ANMÄLNINGSVILLKOR - SVENSKA

Villkor

◇ Anmälan

När ZOUK Malmö har bekräftat din anmälan via e-post och ett giltigt avtal har ingåtts är bokningen bindande. För avgiftsbelagda aktiviteter innebär detta betalningsskyldighet, även om betalningen sker vid ett senare tillfälle. Att skicka in formuläret garanterar inte att du kan delta. Elever under 18 år måste ha vårdnadshavares godkännande.

Efter att du skickat in anmälningsformuläret kontrollerar vi manuellt att vi kan ta emot din bokning. Vi skickar därefter en personlig bokningsbekräftelse via e-post. Vilken aktivitet, vilket datum eller vilken kursperiod samt vilket pris bokningen gäller framgår av informationen om aktiviteten och det vi har kommit överens om. Betalningen behöver inte göras när formuläret skickas in. För avgiftsbelagda aktiviteter innebär senarelagd betalning inte att en giltig bokning är frivillig. Anmälningar om privatlektioner där pris och tid ännu inte har överenskommits behandlas som förfrågningar och är inte bindande betalningsbokningar.

◇ Betalning

Betalning ska ske senast den dag den bokade aktiviteten börjar, innan den startar, om vi inte skriftligen har kommit överens om en annan betalningsdag. För en veckokurs eller termin som säljs till ett sammanlagt kurspris avser betalningen hela den bokade kursperioden, om inte delbetalning uttryckligen har överenskommits. För enstaka drop-in-klasser gäller pris och betalningsfrist för det bokade tillfället. Du kan betala med Swish eller banköverföring. Eventuella avgifter som din egen bank tar ut för internationella överföringar ingår inte i avgiften för aktiviteten; kontakta oss gärna före bokning om du behöver diskutera hur betalningen ska genomföras.

Banköverföring: Länsförsäkringar, David Kay, kontonummer: 9025-6397653.
Swish: 0763100500.

Om betalningen inte kommer in på avtalad förfallodag kan vi skicka en påminnelse. Om det har avtalats i förväg får vi ta ut en påminnelseavgift på högst 60 kr, vid högst ett tillfälle per fordran. Dröjsmålsränta kan tillkomma enligt räntelagen när lagens villkor är uppfyllda. Om du anser att ett betalningskrav är felaktigt kan du bestrida det skriftligen till oss; vi bedömer invändningen innan vi överväger vidare åtgärder.

◇ Byta klass/nivå

Om du vid första kurstillfället känner att kursen är för enkel eller för svår kan du efter första tillfället byta nivå, förutsatt att det finns plats på den kurs du vill byta till. Du kan inte byta nivå senare under terminen.

◇ Klasser och event

En bokning till en klass eller ett event gäller den aktivitet, det datum eller den kursperiod och det pris som vi har kommit överens om. En bekräftad bokning är bindande enligt avsnittet Anmälan. Vid avbokning gäller avsnittet Avanmälan. För fritidsaktiviteter på en bestämd dag eller under en bestämd tidsperiod gäller normalt ingen lagstadgad 14-dagars ångerrätt, se Ångerrätt distansavtal.

◇ Veckokurser, terminskurser och drop-in

Dessa villkor gäller även om ZOUK Malmö börjar erbjuda återkommande veckoklasser. En veckokurs eller terminskurs som säljs som en sammanhängande kurs avser de kurstillfällen som anges för den bokade kursperioden. Information om kursens upplägg, tider, kursperiod och totalpris lämnas innan bokningen blir bindande. En kursbokning innebär inte automatiskt anmälan till kommande kursperioder, och vi förnyar inte bokningar automatiskt.

Om vi erbjuder drop-in eller enstaka veckolektioner gäller bokningen endast det tillfälle och det pris som angetts vid bokningen. Den som har bokat en hel kurs men missar en enstaka lektion på grund av egna förhinder har normalt inte rätt till automatisk återbetalning eller en extra lektion. Du kan fråga om det finns möjlighet att ta igen lektionen i en annan grupp; det erbjuds endast efter överenskommelse och i mån av plats. Detta påverkar inte dina rättigheter vid sjukdom, lagstadgad ångerrätt eller när vi ställer in eller ändrar en lektion.

Om du vill avsluta en veckokurs innan den avtalade kursperioden är slut gäller avsnitten Avanmälan, Ångerrätt distansavtal och Avanmälan på grund av sjukdom nedan. Vi bedömer eventuell ersättning utifrån den del av kursen som redan genomförts och skäliga kostnader eller förluster för den återstående delen. En avbokning innebär inte automatiskt att hela den återstående kursavgiften måste betalas.

◇ Avanmälan

En bekräftad anmälan till en avgiftsbelagd aktivitet hos ZOUK Malmö är bindande och innebär betalningsskyldighet när ett giltigt avtal har ingåtts.

Avanmälan ska ske via e-post till [email protected].

För avgiftsbelagda klasser och event där lagstadgad ångerrätt inte gäller, eller där ångerfristen har löpt ut, återbetalas avgiften som huvudregel inte vid avanmälan.

Att du väljer att inte delta, avanmäler dig eller ännu inte har betalat innebär inte att betalningsskyldigheten automatiskt upphör för en giltig avgiftsbelagd bokning.

ZOUK Malmö har rätt till skälig ersättning för utfört arbete, förberedelser och ekonomiska förluster som inte kunnat undvikas. Ersättningen kan motsvara hela avgiften för bokningen. Om den skäliga ersättningen är lägre återbetalas eventuell mellanskillnad.

Vid sjukdom eller om ZOUK Malmö ställer in en aktivitet gäller de särskilda villkoren nedan.

◇ Ångerrätt distansavtal

När en konsument bokar en tjänst på distans gäller som huvudregel 14 dagars ångerrätt från den dag avtalet ingås, enligt lagen (2005:59) om distansavtal och avtal utanför affärslokaler. Undantag: För kulturevenemang, idrottsevenemang och andra liknande fritidsaktiviteter som ska genomföras på en bestämd dag eller under en bestämd tidsperiod gäller normalt inte den lagstadgade ångerrätten (2 kap. 11 § 12). Det gäller normalt exempelvis en bootcamp på ett bestämt datum eller en veckokurs med en förutbestämd kursperiod. För andra tjänster, exempelvis vissa privatlektioner utan fastställt datum eller kursperiod, kan ångerrätt gälla beroende på avtalet. Bedömningen utgår från vad som faktiskt har avtalats.

Om ångerrätt gäller kan du frånträda avtalet inom ångerfristen genom att meddela oss via [email protected]. Du kan även använda Konsumentverkets ångerblankett. Vi bekräftar mottagandet. För avtal som ingås genom ett onlinegränssnitt och omfattas av ångerrätt ska vi dessutom tillhandahålla den särskilda ångerfunktion som lagen kräver under ångerfristen.

Om en tjänst som omfattas av ångerrätt påbörjas under ångerfristen kan vi under lagens förutsättningar ha rätt till proportionerlig ersättning för det arbete som utförts. Det kräver bland annat att du uttryckligen har begärt att tjänsten ska påbörjas under ångerfristen och har fått föreskriven information. Ångerrätten upphör inte automatiskt genom att du deltar vid det första kurstillfället. Vid ett giltigt frånträde återbetalar vi enligt lagens regler med samma betalningsmedel som användes vid betalningen, om vi inte uttryckligen har avtalat annat. I övriga fall gäller avsnittet Avanmälan ovan.

◇ Avanmälan på grund av sjukdom

Om du på grund av sjukdom inte kan delta i en bokad avgiftsbelagd klass eller ett event kan du kontakta oss för återbetalning av den outnyttjade delen. För återbetalning enligt detta särskilda sjukdomsvillkor krävs läkarintyg som styrker att sjukdomen hindrar ditt deltagande. Intyget behöver inte innehålla diagnos eller andra medicinska uppgifter som inte behövs för bedömningen. Vi återbetalar den outnyttjade delen av den bokade aktiviteten efter avdrag för skäliga, påvisbara kostnader för arbete och förberedelser som redan utförts, dock högst 20 % av avgiften för bokningen enligt detta särskilda sjukdomsvillkor. Vid sjukdom eller annat hinder som du varken kunnat förutse eller undvika begär vi inte ersättning enbart för förlorad intäkt från en obokad plats. Tvingande konsumenträtt gäller alltid.

◇ Inställda klasser och event

ZOUK Malmö förbehåller sig rätten att ställa in en klass eller ett event om det kommer in för få anmälningar. Om läraren blir sjuk eller inte kan delta av någon annan anledning kan en kvalificerad vikarie genomföra aktiviteten. Om en avgiftsbelagd aktivitet ställs in och inte genomförs återbetalar vi avgiften. Om en bokad fristående aktivitet flyttas till ett annat datum och du inte vill eller kan delta då återbetalas avgiften.

För veckokurser och terminskurser gäller följande: Om vi behöver ställa in eller flytta ett enskilt kurstillfälle informerar vi deltagarna så snart som möjligt och försöker erbjuda en kvalificerad vikarie eller ett likvärdigt ersättningstillfälle. Om vi inte kan erbjuda den avtalade lektionen eller en lösning som du accepterar, har du rätt till skäligt prisavdrag eller återbetalning för den del av kursen som inte levereras. Om kursens schema eller innehåll ändras väsentligt bedöms rätten att avboka återstående del och få återbetalning enligt tillämplig lag. Eventuell rätt till ytterligare ersättning bedöms också enligt tillämplig tvingande lag.

◇ Hälsa/Försäkring

Dans kan medföra risk för personskada. ZOUK Malmö rekommenderar därför att du har en giltig egen försäkring; någon deltagarförsäkring ingår inte genom ZOUK Malmö. Vi arbetar för en trygg undervisningsmiljö. Du ansvarar för att använda ditt omdöme, följa ledarens muntliga och skriftliga säkerhetsinstruktioner och ta hänsyn till dina egna fysiska förutsättningar och andra deltagare.

Meddela gärna instruktören om begränsningar som är viktiga för att kunna delta säkert, utan att lämna fler medicinska uppgifter än nödvändigt. Vid behov kan du rådgöra med läkare innan du börjar. Du påminns om att du deltar på egen risk när det gäller de normala risker som kan uppstå vid dans. Ansvar för förlorad eller skadad egendom bedöms enligt tillämplig lag.

◇ Media

Observera att fotografering och filmning kan förekomma under alla ZOUK Malmös klasser och event.

Bilder och videor kan användas i vår information och marknadsföring, exempelvis på sociala medier, hemsidan och i tryckt material såsom affischer och flyers.

Den som inte vill förekomma på bild eller film uppmanas att meddela oss i förväg. Vi försöker ta hänsyn till individuella önskemål, men kan inte alltid garantera att deltagare inte förekommer i bakgrunden.

◈ DATAHANTERING - INTEGRITETSPOLICY (GDPR)

ZOUK Malmö behandlar personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (GDPR) och annan tillämplig lagstiftning. Mer information om dina rättigheter finns hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

◇ Behandling av personuppgifter

David Kay, som driver ZOUK Malmö som enskild firma, är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs här. Du når oss på [email protected] eller via kontaktuppgifterna längst ned.

◇ Personuppgifter som behandlas

Vi kan behandla namn, e-postadress, telefonnummer, vald aktivitet, datum för aktiviteten, uppgifter om anmälan och godkända villkor, betalnings- och kvittouppgifter samt meddelanden som du skickar till oss. Vid fotografering och filmning kan bilder och videor där du kan identifieras utgöra personuppgifter. Vi använder anmälningsformuläret Formspree för att ta emot registreringar. Vi försöker undvika att samla in känsliga uppgifter och begär inte diagnoser i samband med sjukdomsfrånvaro.

◇ Ändamål och behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter för att ta emot förfrågningar, administrera bokningar, kommunicera information om bokade aktiviteter, genomföra klasser och event samt hantera betalningar. Den rättsliga grunden är normalt att vidta åtgärder inför ett avtal eller fullgöra ett avtal (artikel 6.1 b GDPR). Bokföringsuppgifter behandlas för att uppfylla rättsliga skyldigheter (artikel 6.1 c).

Vi kan också behandla nödvändiga uppgifter för att hantera frågor, säkerhet, eventuella tvister och rättsliga anspråk med stöd av berättigat intresse efter intresseavvägning (artikel 6.1 f). För bilder som används i marknadsföring och för frivilliga nyhetsbrev inhämtar vi samtycke när det krävs. Nyhetsbrev och erbjudanden är marknadsföring och skickas bara när marknadsföringsreglerna tillåter det. Du kan när som helst tacka nej till direktmarknadsföring. Boknings- och säkerhetsinformation som behövs för ditt deltagande är inte samma sak som reklam.

Du behöver lämna de uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna hantera din bokning. Frivilliga uppgifter och eventuellt samtycke till marknadsföring är inte ett krav för att delta.

◇ Hur länge finns uppgifterna kvar?

Vi sparar uppgifter bara så länge det behövs för respektive ändamål. Bokningsuppgifter och korrespondens behålls så länge de behövs för administration, uppföljning och eventuella rättsliga anspråk och raderas eller anonymiseras därefter. Bokföringsunderlag sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades enligt bokföringslagen. E-postadresser på en frivillig nyhetsbrevslista sparas tills du avregistrerar dig eller ändamålet upphör. Bilder och filmer ses över och tas bort när de inte längre behövs för det angivna ändamålet, med hänsyn till tillämpliga regler och rättigheter.

◇ Tredje part

Vi använder vissa leverantörer för att administrera webbplats, anmälningar och e-post. Formspree tar emot anmälningsuppgifter åt oss. Leverantörer får endast behandla uppgifter för de ändamål och enligt de villkor som gäller för tjänsten, och vi ska se till att erforderliga personuppgiftsbiträdesavtal finns där det krävs. Uppgifter kan även lämnas till myndigheter om lagen kräver det. När du själv använder länkar till exempelvis Facebook eller WhatsApp gäller dessutom respektive tjänsts egen integritetspolicy.

◇ Överföring till länder utanför EU/EES

Vi använder Formspree för att hantera anmälningar. Personuppgifter kan därför behandlas i USA. Formspree använder EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) som skyddsåtgärd. Kontakta [email protected] för mer information om skyddsåtgärderna och hur du kan få en kopia.

◇ Dina rättigheter

Du har enligt GDPR rätt att begära information om och tillgång till dina personuppgifter samt, när förutsättningarna är uppfyllda, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet och invändning mot behandlingen. Du kan när som helst återkalla ett samtycke för framtida behandling. Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring.

Kontakta [email protected] om du vill utöva dina rättigheter. Vi kan be om nödvändiga uppgifter för att kontrollera din identitet, men kräver inte generellt personnummer eller underskrift. Begäranden är som regel kostnadsfria, och vi besvarar dem normalt inom en månad enligt GDPR. Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt. Rätten till radering gäller inte uppgifter som vi måste behålla enligt lag, exempelvis vissa bokföringsunderlag.

◇ Cookies

Cookies är små filer eller liknande tekniker som kan lagra eller läsa information i din webbläsare. Webbplatsen och eventuella externa funktioner kan använda cookies för teknisk funktion, statistik eller inbäddat innehåll. Om cookies som inte är strikt nödvändiga används ska du få information om dem och möjlighet att samtycka innan de aktiveras. Du ska också kunna återkalla ditt samtycke. Information om vilka cookies som faktiskt används, deras syfte och lagringstid ska finnas i webbplatsens cookieinformation.

◇ Länkar till andra webbplatser/Plug-ins/IP-adress

När du följer länkar till externa webbplatser, till exempel Facebook eller WhatsApp, kan respektive tjänst behandla personuppgifter enligt sina egna regler. Om vi använder inbäddade funktioner från andra tjänster kan även dessa behandla uppgifter. En IP-adress kan vara en personuppgift och kan behandlas bland annat för att skydda webbplatsen och möjliggöra drift eller besöksstatistik, enligt tillämpliga regler.

◇ Om du har frågor

Vid frågor om personuppgiftsbehandling kan du skriva till [email protected].

Om denna policy: ZOUK Malmö kan uppdatera policyn när verksamheten eller lagstiftningen ändras. En uppdaterad version publiceras på webbplatsen.

Kontakt: ZOUK Malmö / David Kay, Östra Promenaden 9B, 211 28 Malmö. Telefon: 0763-100 500. E-post: [email protected].

◈ TERMS AND CONDITIONS - ENGLISH (US)

Terms

◇ Registration

Once ZOUK Malmö has confirmed your registration by email and a valid agreement has been formed, your booking is binding. For paid activities, this means you are obligated to pay, even if payment is made at a later date. Submitting the form does not guarantee that you can attend. Participants under 18 must have permission from a parent or legal guardian.

After you submit the registration form, we manually check whether we can accept your booking. We then send you a personal booking confirmation by email. The activity, date or course period, and price are based on the activity information and what we have agreed upon. You do not need to pay when you submit the form. For paid activities, paying later does not make a valid booking optional. Requests for private lessons where the price and time have not yet been agreed upon are treated as inquiries, not binding paid bookings.

◇ Payment

Payment is due no later than the day the booked activity begins, before it starts, unless we have agreed to a different due date in writing. For a weekly course or term sold for one total fee, payment covers the entire booked course period unless an installment arrangement has been expressly agreed upon. For individual drop-in classes, the price and payment deadline apply to the specific session booked. You can pay by Swish or bank transfer. Any fees charged by your bank for international transfers are not included in the activity fee. Please contact us before booking if you need to discuss payment arrangements.

Bank transfer: Länsförsäkringar, David Kay, account number: 9025-6397653.
Swish: 0763100500.

If payment is not received by the agreed due date, we may send a reminder. If agreed upon in advance, we may charge one reminder fee of no more than SEK 60 per debt. Late-payment interest may apply under the Swedish Interest Act when the legal requirements are met. If you believe a payment claim is incorrect, you may dispute it in writing; we will review your objection before considering further action.

◇ Changing Classes or Levels

If you find during the first class that the course is too easy or too difficult, you may switch levels after that class, provided there is space in the class you want to join. Level changes are not available later in the term.

◇ Classes and Events

A booking for a class or event covers the activity, date or course period, and price agreed upon with us. A confirmed booking is binding as described under Registration. If you cancel, see Cancellation. Leisure activities scheduled for a specific date or period are generally exempt from the statutory 14-day right of withdrawal. See Right of Withdrawal for Distance Contracts.

◇ Weekly Courses, Term Courses, and Drop-In Classes

These terms also apply if ZOUK Malmö offers recurring weekly classes. A weekly course or term course sold as a complete course covers the sessions specified for the booked course period. Information about the course format, schedule, course period, and total price is provided before the booking becomes binding. A course booking does not automatically enroll you in future terms, and bookings do not renew automatically.

If we offer drop-in classes or individual weekly sessions, each booking applies only to the specified class and price. If you book an entire course and miss an individual session for personal reasons, you generally are not entitled to an automatic refund or an additional class. You are welcome to ask whether a make-up class is available in another group; this is offered only by agreement and subject to availability. This does not affect your rights in cases of illness, a statutory right of withdrawal, or a class that we cancel or reschedule.

If you wish to leave a weekly course before the agreed course period ends, the sections Cancellation, Right of Withdrawal for Distance Contracts, and Cancellation Due to Illness below apply. Any compensation will be assessed based on the portion of the course already delivered and reasonable costs or losses relating to the remaining sessions. Canceling does not automatically mean you must pay the entire remaining course fee.

◇ Cancellation

A confirmed registration for a paid ZOUK Malmö class or event is binding and creates an obligation to pay once a valid agreement has been formed.

Cancellations must be submitted by email to [email protected].

For paid classes and events where the statutory right of withdrawal does not apply, or where the withdrawal period has expired, booking fees are generally nonrefundable upon cancellation.

Choosing not to attend, canceling your registration, or not having paid yet does not automatically release you from the payment obligation under a valid paid booking.

ZOUK Malmö is entitled to reasonable compensation for work performed, preparations made, and financial losses that could not reasonably be avoided. This compensation may equal the full booking fee. If the reasonable compensation is lower, any difference already paid will be refunded.

Special terms apply in cases of illness or when ZOUK Malmö cancels an activity, as described below.

◇ Right of Withdrawal for Distance Contracts

As a general rule, consumers who purchase services remotely have a 14-day statutory right of withdrawal starting on the date the agreement is made under Sweden's Distance and Off-Premises Contracts Act (2005:59). Exception: Cultural events, sporting events, and similar leisure activities scheduled for a specific date or period are generally exempt (Chapter 2, Section 11, Item 12). This normally includes, for example, a bootcamp scheduled for a specific date or a weekly course with a predetermined course period. Other services, such as certain private lessons without a fixed date or course period, may qualify for a right of withdrawal depending on the agreement. This is assessed based on what was actually agreed.

When the right of withdrawal applies, you can exercise it within the applicable period by emailing [email protected]. You may also use the Swedish Consumer Agency's withdrawal form. We will acknowledge your notice. For agreements concluded through an online interface that carry a statutory right of withdrawal, we must also provide the online withdrawal function required by law during the withdrawal period.

If a service covered by the right of withdrawal starts during that period, we may, under the conditions set out by law, charge a proportionate amount for services already provided. Among other things, this requires that you expressly requested that the service begin during the withdrawal period and received the required information. Your withdrawal right does not automatically end because you attend the first class. When a valid withdrawal is exercised, we will refund you as required by law using the same payment method as the original payment, unless we expressly agree otherwise. For other cancellations, see Cancellation above.

◇ Cancellation Due to Illness

If illness prevents you from attending a booked paid class or event, please contact us about a refund for the unused portion. A medical certificate from a doctor confirming that your illness prevents you from participating is required for a refund under this special illness policy. The certificate does not need to include your diagnosis or other medical information that is not necessary for this assessment. We will refund the unused portion of the booked activity after deducting reasonable, demonstrable costs for work and preparation already completed, capped at 20% of the booking fee under this special illness policy. If illness or another circumstance that you could neither foresee nor avoid prevents attendance, we do not charge compensation solely for the income lost from an unfilled spot. Mandatory consumer protections always apply.

◇ Canceled Classes and Events

ZOUK Malmö reserves the right to cancel a class or event if there are too few registrations. If an instructor is ill or otherwise unable to attend, a qualified substitute may lead the activity. If a paid activity is canceled and does not take place, we will refund the fee. If a booked standalone activity is moved to another date and you cannot or do not wish to attend, we will refund the fee.

For weekly and term courses, the following applies: If we need to cancel or reschedule an individual session, we will notify participants as soon as possible and try to provide a qualified substitute instructor or an equivalent make-up session. If we cannot provide the agreed class or an alternative that you accept, you are entitled to an appropriate price reduction or refund for the part of the course that is not delivered. If the schedule or content changes substantially, any right to cancel the remaining part of the course and obtain a refund will be assessed under applicable law. Any right to additional compensation will also be assessed under applicable mandatory law.

◇ Health and Insurance

Dance involves some risk of injury. ZOUK Malmö therefore recommends that you have your own valid insurance; participant insurance is not provided through ZOUK Malmö. We work to provide a safe learning environment. You are responsible for using good judgment, following the instructor's verbal and written safety instructions, and respecting your own physical limits and those of other participants.

Please tell your instructor about any limitations relevant to your safe participation, without sharing more medical information than necessary. If appropriate, consult your doctor before starting a class. Please remember that you participate at your own risk with respect to the normal risks associated with dancing. Responsibility for lost or damaged property is determined under applicable law.

◇ Photos and Video

Please note that photography and video recording may take place during all ZOUK Malmö classes and events.

Photos and videos may be used in our communications and marketing, including on social media, our website, and in printed materials such as posters and flyers.

Anyone who does not wish to appear in photos or videos is encouraged to let us know in advance. We do our best to respect individual preferences, but cannot always guarantee that participants will not appear in the background.

◈ DATA PROCESSING - PRIVACY POLICY (GDPR)

ZOUK Malmö processes personal data in accordance with the EU General Data Protection Regulation (GDPR), Regulation (EU) 2016/679, and other applicable laws. For more information about your rights, visit the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY).

◇ Processing of Personal Data

David Kay, who operates ZOUK Malmö as a sole proprietorship, is the data controller for the activities described here. Contact us at [email protected] or using the contact information below.

◇ Personal Data We Process

We may process your name, email address, phone number, selected activity, activity date, registration details and acceptance of terms, payment and receipt details, and any messages you send us. If photos or videos are taken, images in which you can be identified may also be personal data. We use Formspree to collect registrations submitted through the website. We aim to avoid collecting sensitive information and do not request diagnoses for illness-related cancellations.

◇ Purposes and Legal Bases for Processing Personal Data

We process personal data to respond to inquiries, manage registrations, share information about booked activities, deliver classes and events, and handle payments. The usual legal basis is taking steps toward a contract or performing a contract (GDPR Article 6(1)(b)). We process accounting records to comply with legal obligations (Article 6(1)(c)).

We may also process necessary information to handle questions, security, disputes, and legal claims based on legitimate interests after balancing those interests against your rights (Article 6(1)(f)). We seek consent for marketing images and voluntary newsletters where required. Newsletters and promotional offers are marketing and are sent only when permitted under marketing laws. You may opt out of direct marketing at any time. Information needed to administer your booking or keep you safe is different from advertising.

You need to provide the information necessary for us to manage your booking. Optional information and any consent to marketing are not required to participate.

◇ How Long We Keep Personal Data

We retain personal data only for as long as needed for its purpose. Registration records and correspondence are kept as needed for administration, follow-up, and potential legal claims and are then deleted or anonymized. Accounting records are kept for seven years after the end of the calendar year in which the financial year ended, as required by the Swedish Bookkeeping Act. Email addresses on a voluntary newsletter list are kept until you unsubscribe or the purpose ends. We review photos and videos and remove them when no longer needed for the stated purpose, subject to applicable requirements and rights.

◇ Third Parties

We use selected service providers to operate the website, manage registrations, and send email. Formspree processes registration data on our behalf. Providers may only process data for the purposes and under the terms applicable to their services, and we must have the required data processing agreements where necessary. We may also disclose information to authorities if required by law. If you use links to services such as Facebook or WhatsApp, their own privacy policies apply.

◇ Transfers Outside the EU/EEA

We use Formspree to manage registrations, which means personal data may be processed in the United States. Formspree relies on the European Commission's Standard Contractual Clauses (SCCs) to protect personal data. Contact [email protected] for more information about these safeguards and how to obtain a copy.

◇ Your Rights

Under the GDPR, you have the right to request information about and access to your personal data and, where applicable, correction, deletion, restriction of processing, data portability, and objection to processing. You can withdraw consent for future processing at any time. You always have the right to object to direct marketing.

Email [email protected] to exercise your rights. We may request information reasonably necessary to verify your identity, but we do not routinely require a Swedish personal identity number or a handwritten signature. Requests are normally free, and we generally respond within one month as required by the GDPR. You can file a complaint with the Swedish Authority for Privacy Protection (IMY) if you believe your information is being handled improperly. The right to deletion does not apply to information we are required by law to retain, such as certain accounting records.

◇ Cookies

Cookies and similar technologies may store or access information in your browser. Our website and any embedded third-party features may use them for essential functionality, analytics, or embedded content. If nonessential cookies are used, we must explain their purpose and obtain your consent before activating them. You must also be able to withdraw that consent. Details of the cookies actually used, their purposes, and retention periods must be available in the website's cookie information.

◇ Links to Other Websites, Plugins, and IP Addresses

When you follow links to external sites such as Facebook or WhatsApp, those services may process personal data under their own policies. Embedded features operated by other services may also collect information. An IP address may be personal data and may be processed to protect the website, operate its services, or compile visitor statistics, subject to applicable rules.

◇ Questions

For questions about our processing of personal data, please email [email protected].

About This Policy: ZOUK Malmö may update this policy as our operations or the law changes. An updated version will be published on the website.

Contact: ZOUK Malmö / David Kay, Östra Promenaden 9B, 211 28 Malmö, Sweden. Phone: +46 763 100 500. Email: [email protected].